Aplikasi Manajemen Event & Operasional Lapangan
Proyek event dan instalasi lapangan menghasilkan tumpukan dokumen: absensi kru, foto bukti pekerjaan, nota, dan berita acara yang harus ditandatangani banyak pihak. Dikelola manual, dokumen tercecer dan penagihan ke klien jadi lambat.
Kami pernah membangun dua sistem di ranah ini: aplikasi operasional proyek event dengan absensi ber-GPS, evidence foto berkategori dengan alur approval, dan 5 jenis berita acara digital bertanda tangan yang langsung jadi PDF — serta aplikasi operasional & penggajian tim event rental di Bali. Cocok untuk EO, vendor produksi, kontraktor instalasi, dan tim lapangan lainnya.
Belum yakin butuh fitur apa saja? Rumuskan kebutuhanmu dulu di sini — hasilnya bisa langsung kamu kirim ke kami.
Masalah yang biasanya sudah terasa
Kalau beberapa di antaranya terdengar familier, biasanya memang sudah waktunya sistemnya dibenahi — bukan ditambah orang.
Absen kru bisa dititipkan
Kehadiran dicatat di kertas atau grup chat. Kru yang belum sampai lokasi sudah tercatat hadir, dan pemilik baru sadar saat pekerjaan tertinggal.
Foto bukti pekerjaan tercecer di galeri HP
Ratusan foto tersebar di HP beberapa orang tanpa keterangan proyek. Saat klien meminta bukti, mencarinya bisa memakan setengah hari.
Berita acara menghambat penagihan
Dokumen dicetak, dibawa ke lokasi, ditandatangani, difoto, lalu dikirim. Satu tanda tangan yang tertunda bisa menahan invoice berminggu-minggu.
Upah kru dihitung dari catatan yang tidak lengkap
Hari kerja, lembur, kasbon, dan denda dicatat terpisah. Menghitung upah akhir proyek selalu ribut karena angkanya bisa ditafsirkan berbeda.
Yang biasanya dibutuhkan sistem seperti ini
Data terpartisi per proyek
Pengguna, lokasi, evidence, dan dokumen tersegmentasi per proyek — rapi walau banyak proyek berjalan.
Absensi lapangan ber-GPS
Kehadiran kru diverifikasi kamera + lokasi GPS + info perangkat — tidak bisa titip absen.
Evidence foto & dokumen
Bukti pekerjaan berkategori dengan status approval, pencarian, dan halaman monitoring.
Berita acara digital + TTD
Berita acara dibuat di lapangan, ditandatangani digital, dan diexport PDF siap kirim ke klien.
Alur approval berjenjang
Koordinator membuat, approver menyetujui — jejak persetujuan tercatat semua.
Operasional kru & penggajian
Penugasan tim, laporan harian, kewajiban & denda, hingga slip gaji PDF.
Tidak harus lengkap sejak awal
Hampir semua project kami mulai dari versi yang lebih kecil dari bayangan awal pemiliknya — supaya sistemnya cepat dipakai, dan penambahan berikutnya diputuskan dari pemakaian nyata, bukan tebakan.
Versi pertama
Cukup untuk menghentikan masalah di atas dan mulai dipakai tim.
- Struktur proyek, lokasi, dan penugasan kru
- Absensi lapangan ber-GPS + verifikasi kamera
- Unggah evidence foto berkategori per lokasi
- Monitoring progres per proyek untuk kantor
- Rekap kehadiran siap dipakai perhitungan upah
Bisa menyusul
Ditambahkan bertahap setelah versi pertama berjalan.
- +Berita acara digital bertanda tangan & export PDF
- +Alur approval berjenjang dengan jejak persetujuan
- +Laporan harian kru dan catatan kendala lapangan
- +Kasbon, denda, dan slip gaji PDF
- +Portal klien untuk memantau progres proyeknya
Sudah pernah kami bangun
Dua studi kasus operasional lapangan yang sudah kami bangun:
Event Management System — Operasional Proyek, Evidence & Berita Acara Digital
Sistem manajemen proyek event multi-peran: kelola proyek, lokasi & pengguna per proyek, absensi lapangan ber-GPS & kamera, evidence foto/dokumen dan nota dengan alur approval, serta 5 jenis Berita Acara digital bertanda tangan & ekspor PDF.
Lihat studi kasus lengkap →
Bali Kei Hire — Operasional & Penggajian Tim Event Rental
Aplikasi operasional bisnis persewaan perlengkapan event: kelola event, tim & supir, laporan harian, kewajiban & denda, kasbon, hingga penggajian dengan slip gaji PDF.
Lihat studi kasus lengkap →Tahapan pengerjaannya
Estimasi durasi untuk versi pertama. Angka pastinya disepakati setelah scope-nya jelas, dan progres dilaporkan berkala.
Pemetaan dokumen & alur approval
Mengumpulkan formulir dan berita acara yang sekarang dipakai, lalu memetakan siapa menyetujui apa — bagian ini paling menentukan scope.
Struktur proyek & absensi
Membangun pemisahan data per proyek dan absensi lapangan dengan verifikasi GPS serta kamera.
Evidence & berita acara digital
Unggah bukti berkategori, alur persetujuan, dan pembuatan berita acara bertanda tangan yang langsung jadi PDF.
Uji di proyek nyata & serah terima
Menjalankan sistem pada satu proyek berjalan, memperbaiki temuan lapangan, lalu menyerahkan seluruh akses.
Kerja sama yang aman dari awal sampai serah terima
Kami tahu menyerahkan project ke developer itu keputusan besar. Karena itu risikonya kami tanggung bersama — bukan kamu sendiri.
Garansi bugfix 30 hari
Bug yang ditemukan dalam 30 hari setelah serah terima kami perbaiki gratis — tanpa biaya tambahan.
Pembayaran bertahap
Bayar per milestone yang disepakati di awal, bukan lunas di muka. Kamu selalu lihat progres dulu sebelum bayar tahap berikutnya.
Source code 100% milikmu
Seluruh kode dan akses (repository, hosting, database) diserahterimakan atas nama kamu. Tidak ada ketergantungan ke kami.
Progress report berkala
Update progres rutin via WhatsApp lengkap dengan preview. Kamu selalu tahu project sudah sampai mana.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Kami kontraktor/vendor instalasi, bukan EO — relevan?
Relevan. Pola proyek → lokasi → kru → evidence → berita acara berlaku untuk instalasi jaringan, konstruksi ringan, maintenance, dan pekerjaan lapangan lainnya.
Apakah berita acara digital diterima klien korporat?
Format berita acara mengikuti template yang biasa dipakai klienmu (bisa direplikasi persis), lengkap tanda tangan digital dan PDF rapi — umumnya justru mempercepat approval dan penagihan.
Berapa biaya pembuatannya?
Umumnya Rp5–10 juta untuk pendataan peserta, penjadwalan tim, dan laporan operasional. Yang menggeser angka biasanya jumlah jenis dokumen dan panjangnya alur approval. Bawa contoh berita acara atau formulir yang sekarang dipakai supaya estimasinya akurat.
Berapa lama pengerjaannya?
Umumnya 5–10 minggu untuk sistem lengkap. Modul inti (absensi + evidence) bisa dipakai duluan sementara sisanya menyusul.
Lokasi proyek kami sering tidak ada sinyal — bagaimana?
Ini kondisi yang wajar di pekerjaan lapangan, jadi absensi dan foto bukti disimpan dulu di HP lengkap dengan waktu dan koordinat aslinya, lalu terkirim otomatis begitu perangkat kembali dapat sinyal. Yang tercatat tetap waktu kejadian sebenarnya, bukan waktu saat terkirim.
Bisakah klien kami ikut memantau progres proyeknya?
Bisa, lewat portal klien dengan akses terbatas — mereka melihat progres dan dokumen proyeknya sendiri, tanpa melihat data kru, upah, atau proyek klien lain. Banyak vendor memakai ini sebagai pembeda saat tender.
Siapa pemilik source code dan data proyeknya?
Kamu. Repository dan seluruh akun infrastruktur diserahterimakan atas nama perusahaanmu, termasuk seluruh arsip evidence dan berita acara. Tidak ada biaya lisensi berjalan ke kami.
Kebutuhanmu sedikit berbeda?
Banyak bisnis berada di antara dua kategori. Ini yang paling sering berdekatan dengan aplikasi manajemen event:
Aplikasi Manajemen Service
— kalau pekerjaanmu order harian, bukan proyek panjang
Lihat halamannyaAplikasi Rental & Persewaan
— kalau kamu juga menyewakan peralatan ke klien
Lihat halamannyaAplikasi Booking Online
— kalau klien perlu memesan slot acara sendiri
Lihat halamannyaTidak ada yang benar-benar cocok? Lihat semua vertikal atau rumuskan kebutuhanmu dulu — hampir semua project kami memang dimulai dari kebutuhan yang belum pernah kami kerjakan persis sama.
Siap bikin aplikasi manajemen event?
Konsultasi awal gratis. Cerita kebutuhanmu, kita bantu cari solusi yang paling masuk akal untuk bisnis kamu.